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费用预算管控解决方案

  

  企业面临竞争和成本上升压力,需要在开源的同时,进行内部节流。企业通过预算来规划年度费用和使用控制,却苦于缺少进行管控的工具。

  电子报销不能仅仅从纸上搬到电脑上,如何既合理又高效的解决电子报销的问题,鼎捷软件的财务管控解决方案有如下措施:

  预算管控方面,解决方案通过判断预算是否超出预算、对重大费用提前申请并锁定预算、预算不足时可以调整预算三方面来实现预算的管控。

  财务系统对接方面,报销结果直接进入财务系统,无需手工录入凭证;报销与借款冲销,实现关联管理。

  在费用的追溯管理方面,从维度追溯的话,公司、成本中心、科目、时间四方面查询和统计费用;从过程追溯,预算和费用两方面追溯每一笔报销单据。

  通过以上三点来帮助企业实现高效、便捷的电子报销预算管控体系。

  鼎捷软件股份有限公司(简称鼎捷软件,DigiWin)推出费用预算管控解决方案。该方案结合IBM Domino 与DigiWinDigiFlow产品,结合众多大型企业相关管理精髓,提炼成预算系统集成、预算调整审批管控、费用提前动支审批、费用报销预算管控、费用凭证自动生成并导入财务系统以及费用预算过程追溯管理的全面闭环管控。

费用报销预算管控

  费用报销预算管控的目标是,费用报销管理以预算为依据,做到事前申报、事后核销,并有效追溯费用使用情况、有效分析并指导预算调整和下一年度编制工作。从事前管理的预算分析和预算动支,到计划管理的预算编制,再到事后管理的费用报销。

  费用预算管控以Domino为系统基础平台,DigiFlow为流程管理平台,DigiChannel为数据集成中间件。流程管理平台DigiFlow提供流程设计&设置、组织&用户管理、操作日志、表单管理、流程效益分析等功能;数据集成中间件DigiChannel提供数据交换定义、数据字典、数据权限管理、数据集成日志管理等功能;应用功能支持财务费用预算管控、采购管控、ERP主数据管控、销售管控、HR管控、绩效管理以及项目管理等。

费用预算管控

  主要功能,如下:

  1、先在ERP或预算系统中制定年度计划预算,并且进入到协同系统中进行审批,再将结果返回预算系统。

  2、然后再将年度计划预算分解成月度预算,并进入到协同系统中的预算库中。如果没有预算系统的话,可以通过excel将预算编制导入到协同系统中。同时,在协同系统中对预算的调整可以审批,并且审批后的结果可以回到预算系统当中。

  3、预算编制完成后,进行预算动支,即在费用发生之前,先进行申请,并冻结相应的预算。

  4、然后在费用报销的时候,和动支申请进行关联,报销后的数据进入到财务系统,并且实际扣减预算。报销和借款都可以在财务系统中进行制证,并且可以查询相关的借款数据。实例如下:

  在应用实例中,首先通过费用预算查询,可以看到费用预算的明细项目,再通过详情可以跟踪报销情况,调出报销单据,真正的实现追溯管理。

  费用报销的时候,可以在ERP中生成财务凭证。

  财务凭证有两种状态,一个是预制凭证,一个是正式凭证。

  第一次录的时候,在协同系统中生成的是预制凭证。在经过审核以后,才在ERP系统中生成正式凭证。费用报销与财务系统集成的好处是,减轻财务人员在ERP端录入凭证的工作量,财务人员只需要检查票据的真实性即可,提高财务人员的工作效率。

  与财务系统的集成是通过Digichannel集成中间件完成,Digichannel完成四个方面的工作,数据字典、数据交换、权限管理、日志管理。其中数据交换,在与SAP集成的时候通过XI、JCO,与ORACLE集成的时候通过EBS,与易拓、金蝶集成的时候通过web service等。

  通过实施本方案,可以为您带来如下业务价值:

  对费用进行过程控制,使流程标准化,实现可控;

  和财务系统集成,保证数据的准确性,减少财务人员的工作量;

  费用预算可进行过程跟踪,实现内控;

  提升管理效率和信息共享:平均流程审批效率提升40%;