协作管理

华博科技:建构协同办公平台 释放一体化运营效能

  

  珠海华博科技工业有限公司(以下简称“华博科技”)是一家研发制造太阳能灯具及AC节能LED照明灯具、地砖灯、方向指示灯、庭园灯、行道灯、道路工程警示灯、高功率LED路灯以及太阳能光伏组件等系列产品的企业。1992年进入中国大陆设厂,2009年,华博科技研发团队突破瓶颈,开发出无灯点、无眩光而且节能60%以上之LED日光灯管,并引起同业及客户广大回响,目前该产品已经取得中国国家新型专利。此外,2010年6月,华博科技生产的太阳能模组(光伏组件)成功获得德国TÜV认证;2011年7月,华博科技更是通过广东省绿色照明产品标杆企业认证;2011年12月,其LED AC节能灯管及LED AC节能路灯同时取得美国ETL及中国CQC认证。

打造协同办公平台 标准流程高效运作

  近年来,随着企业规模的不断扩大,也不断催生了华博科技在运营管理上的新需求。通过与鼎捷软件的携手合作,ERP系统与OA系统得以紧密集成并深化应用,助推企业更好更快的发展。在启动此次信息化项目之初,华博科技便已制定了明确目标,即通过鼎捷工作流软件的应用,实现企业工作流程的自动化、网络化办公以及ERP单据的电子化审批,进一步规范审批流程,提高审批效率。更为重要的是,将工作流与易飞管理软件无缝集成,将能够消除IT系统间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛,真正实现数据共享。从长远来看,知识文档管理的自动化也便于企业内部知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续积累创新。

  从管理层面看,工作流系统能够实时控管企业流程细节,便于信息查询,减少流程确认时间,有效节省企业办公成本;从设计层面看,鼎捷工作流软件灵活强大的电子表单设计向导,稳定、易用的流程设定引擎,高效的管理程序产生向导,完全符合华博科技的实际需求;从操作层面看,审批人员能够及时了解审批的各个细节,填单界面标准化,使得员工能够快速上手;从扩展性层面看,鼎捷工作流软件提供了标准化接口,能够与易飞ERP系统无缝集成。

  自工作流系统上线以来,仅表单数就达40多种,涉及到华博科技业务、采购、财务、资讯、人事等各部门,实现了表单的全面电子化,以及流程的规范化。

ERP集成应用 深挖数据管理价值

  如今,通过鼎捷工作流系统的全面导入,以及与易飞管理软件的集成应用,华博科技的日常业务流程实现了全面的电子化管理。2013年11月至2014年3月,华博科技发起业务流程总数达7844个,参与流程签核的总人次达39632次。工作流平台的搭建,帮助华博科技实现了无纸化办公,大大降低了企业日常办公的成本。据了解,在工作流软件上线前,华博科技的表单达2800张/月,而现在已下降到800张/月,打印机复印表单的成本则从工作流系统上线前的每月1200元,下降到每月340元,极大削减了企业纸张及油墨成本。更为重要的是,华博科技的单据平均审核天数,由之前的2天缩短到6小时,对企业整体工作效率有极大的提升。

一、 订单会审意见

  原先,订单会审意见表纸质单据上的报价单信息、客户名称、希望交期、以及单身的品号信息等资料,皆需进到易飞ERP系统进行查询。现在只需要手工输入或者开窗选择一个报价单号,所有跟报价单相关的信息,包括客户名称,希望交期以及报价单的明细内容,皆可从ERP系统直接带出来,极大的简化了信息的录入工作,并且可以保证数据的准确性。

  另外,原先各部门在评审纸质单据时,审批内容并不规范。通过工作流系统的控制,相关审批意见为否时,皆要填写改善方法或者可完成日期,从而规范了各部门的评审内容。

二、 手工报价单

  实现了手工报价单(国内、国外)的电子化审批,可上传产品图片。

三、 客诉回复单

  华博科技之前的客诉案件处理,皆采用传统的纸质表单形式,无法进行有效的统计分析工作。现通过工作流系统的处理,可以方便的按照客户代号名称、产品型号品名、问题的描述进行统计分析,以期减少相同原因的客诉机率,并可根据以往的客诉效果确认更快速的找到类似的发生原因,更快的回复客户。

四、 出货讯息确认表

  可开窗选择ERP报价单号码,系统自动带出报价单相关信息,保证了数据的一致性,并可方便的根据各种出货确认讯息进行报表的统计分析。

五、 物流询价单

  实现了物流询价的电子化审批,在详细记录物流询价各项信息的同时,方便了之后的统计查询工作。

六、 业绩提成申请单

  可关联易飞ERP系统的客户信息、订单信息、产品信息及成交金额等,减少了往返查询的工作量并可根据提成比例及入账金额自动计算业绩的提成总金额。

七、 品号基本资料建立申请表

  原先各部门会签资料完毕后,纸质表单会流转到系统管理员手上,管理员需要再将一个一个品号,对着纸质表单输入到ERP系统中。这一方面导致工作量变大,另一方面因为每天增加的品号很多,人工录入操作一旦出错,就会造成数据的不一致。

  如今,通过工作流系统的自动回写,直接生成ERP中的品号资料,一方面减少了数据的重复录入工作,另一方面由系统自动根据资料生成ERP的品号信息资料,保证了数据的一致性。通过工作流系统的检查,确保如果ERP中已存在相同的品名+规格的品号信息,则弹出警告提示,从而减少了重复建立品号信息的几率。

八、 订购单

  实现了杂项的采购流程,可自动计算含税总金额、未税金额、税额等。

九、 比价单

  客户原先的纸质比价单格式各异,不同的采购员使用不同的比价单格式,甚至同一个采购员,针对不同的品名,比价单的格式也不太一样,不方便进行比价信息的收集汇总工作,通过工作流系统,实现了比价单格式的统一,也方便了后续的比价信息统计工作。

  如今,伴随着工作流软件与易飞管理软件的集成深度应用,华博科技依托IT系统成功建立起业务集成整合平台,以业务流程作为链接纽带,实现与ERP等业务系统的数据集成,形成跨系统的业务闭环,从而全面催生了企业的运营效益,并有力地支撑了企业当前以及未来的快速发展。相信在信息化的助力下,华博科技必将获得源源不断的经营动力,创造更大的数字化运营价值。