商贸流通

多业态一体的大型连锁企业超速发展之路——北京居然之家投资控股

  

一、成长的烦恼

        北京居然之家投资控股集团有限公司(以下简称“居然之家”)是1999年成立的大型国有控股股份制企业,注册资本人民币8100万元。公司以"居然之家"为统一字号,为社会各界提供装修设计、装饰材料、家具、家居用品及饰品等"一站式"服务,融家装设计中心、家具建材品牌专卖店、建材超市、家居商场等多种业态为一体的超大型连锁家居建材主题购物中心。

        发展至今,公司在北京拥有四家分店,外地拥有有十四家直营分店,同时拥有一家加盟店,总营业面积达140万平方米,年销售额超过100亿元,在行业内处于领先地位。在未来时间内,公司计划在3-5年内再在全国大中城市开办连锁分店30-50家,年销售额将超过200亿元,成为中国家居建材流通业的第一品牌。

        居然之家的战略定位是:全业态覆盖,一站式服务,中高档方向和连锁化经营。这样的高定位决定了居然之家的管理必须解决对复杂体系的科学梳理,高效率经营的全面控制,高中层客户的精细化服务和连锁管理的统筹有序性等问题。

        国内家居流通卖场的信息化普遍比较落后,大多采用物业管理软件、超市管理软件搭配财务软件的模式。这种落后的管理模式给居然之家的快速发展制造了很大的麻烦。

        居然之家具有10多个法人体,含有租赁、超市、百货、服务业等多种业态,业务模式非常复杂。在2007年前,居然之家使用旧的信息化系统已经无法满足企业发展的需要,发展问题重重:

       1. 各子系统相对独立,信息、业务、流程等无法整合。基本资料不统一,难以保证数据的一致性,常常出现财务业务两套帐数据不一致;由于财务与业务分离,业务系统中产生的应收、应付账款需要财务人员手工录入,增加了工作量和差错率;
       2. 采用传统的C/S架构,数据分散存储,门店信息对总部不透明,总部无法实时监控门店,总部掌控门店有“盲期”,经营存在风险;
       3. 居然之家每个子公司都有自己的财务体系,原有系统无法整合。每到月底,各子公司要连续熬通宵赶出本公司报表,汇总到总部后还要熬几个通宵才能出汇总报表。费时低效,还无法保证数据的准确性;
       4. POS系统不支持断网销售,一旦出现网络故障,整个系统瘫痪;
       5. 原有体系,门店管理要靠店长个人能力,系统无法对门店管理提供有效的监督与支撑,随着企业规模不断扩大,人力资源缺口越来越大;
       6. 原有的办公作业流程没有体系化管理,财务、业务审批流程复杂,办公效率低,且办公费用无法控管;
       7. 原有系统对顾客与会员的管理没有完整的体系,导致服务不到位。

二、 TOP GP ERP构筑居然之家管理精华

        随着居然之家规模的扩大,企业对人员、物流、资金流和信息流的管理要求也越来越高。管理成本居高不下、管理效率低下、客户满意度下降……种种问题亟需先进的管理经验指导解决。

        原有的信息化系统中,市场业务系统通过自行研发建成,超市业务系统和财务系统由两家ERP厂商分别提供,各系统和各门店的数据相互孤立,数据无法共享,领导者决策无法及时得到系统数据的支持,信息孤岛严重。信息系统的局限性日益凸显,对企业的经营及管理也提出了严峻的挑战。企业的核心竞争力来自于管理,而信息化的成功应用是提升管理能力最强大的武器。居然之家的快速扩张战略亟需一款更先进、更集成的一体化系统的支撑。面对着快速发展所带来的诸多问题,居然之家下定决心,要引入最好的ERP系统,为企业腾飞夯实基础。

        有了以前不算成功的信息化经历,居然之家对此次ERP选型格外的慎重。经过严格的招标,层层的筛选,范围确定在三家ERP厂商,再经过详细的系统演示和交流,对ERP厂商的实地考察,对成功客户的走访,最后选择了鼎捷软件TOP GP ERP系统。

         2007年5月,居然之家的TOP GP ERP的市场租赁业务系统成功上线;2007年9月超市/尚屋业务系统成功上线;2007年10月集团财务成功上线;2008年4月超市/尚屋财务系统成功上线;2008年10月会员卡券系统成功上线。2009年,开始了系统深度使用的探索,使用BI开始对历史数据进行挖掘分析,体现了海量数据更高更多的价值。居然之家的TOP GP ERP涉及到的领域包括市场租赁、建材超市、家饰饰品商场、市场、超市、集团财务、人力资源、协同办公、客户关系、电子商务等。

居然之家的TOP GP ERP一体化解决方案的整体架构如下:

居然之家的TOP GP ERP一体化解决方案的整体架构


居然之家市场租赁信息流程如下:

居然之家市场租赁信息流程

三、TOP GP ERP使居然之家脱胎换骨

        TOP GP ERP为居然之家提供了一揽子的解决方案,构造了基于多营运中心的管理架构体系,以业务、财务一体化为核心,协同easyflow工作流、HR、CRM、BI、电子商务、OA、会员系统、卡券系统等的无缝集成。TOP GP ERP使居然之家的经营、管理的各个层次、各个环节和各个方面的企业内外信息资源充分整合,实现信息资源的高度共享并挖掘其潜力,大大缩短了原始信息从传递到决策过程中的反馈时间,管理层与基层以及各职能部门之间的沟通变得更加快捷与直接,提高了经营和管理水平。

         通过这次信息化建设,使得居然之家的成功管理模式得以复制,快速应用到多家连锁门店。目前,居然之家连锁门店遍布11个省市,达到20多家,信息化建设已显见成效。

        1.信息高度共享,再没有信息孤岛。基于多营运中心架构、数据集中化管理模式、业务财务一体化理念、作业级系统间合作,使得居然之家的数据及时的传递和共享。
        2.实现了居然之家的统一化、科学化、规范化的管理理念。统一收银、统一进货、统一配送、统一退货、统一结算、统一合同模板、统一促销管理、统一会员管理、统一卡券管理等集中式标准化管理的目的,规范各门店的业务流程,堵住许多管理上的漏洞,降低了居然之家的管理风险。 
        3.审批都走工作流,降低了居然之家的管理成本。系统不但实现系统内或者系统间单据流转,而且所有系统的单据都需要从Easyflow工作流上报审批,实现无纸化办公,极大程度地提高居然之家的运作效率,降低了生产成本和劳动强度。
        4.业务财务一体化的理念使居然之家财务核算更为快捷简便。业务数据抛转财务,财务核算回写业务,两大系统即相互独立,又紧密相连,融为一体,使居然之家的财务核算和资金控管更加及时、准确。
        5.数据集中管理、集中分析,统一决策指导。居然之家的门店和配送中心发生的所有业务数据,包括订货、配送、验收、销售以及周边采价信息都总部集中存储,由总部统一处理后形成有价值的信息再反馈到各部门,对业务工作进行及时指导。
        6.信息流、物流、票据流、资金流的高度一致。系统实现一单到底的设计目标,使得从向供应商订货开始直到对供应商结算的各种信息与票据保持一致, 做到所有数据全部及时、真实、有效, 管理者通过对销售毛利进行分析,了解建材商品的畅销程度和盈利水平,可以以此为依据,科学地调整经营结构。
        7.优化流程,精细管理,敏捷经营。商铺租金标准精确到日、库存商品成本批次核算、促销范围定义到单品、供货商单品勾兑结算等,这些都是居然之家的精细化管理在系统的具体体现。借助TOP GP ERP,大大降低了居然之家的运营成本和运营风险,有效加快了居然之家的决策速度,实现了居然之家业务的个性化需求,提高了市场的应变能力和竞争能力。
        8.商铺租金标准精确到日的的细化管理,使商铺合同也更加标准化,且和商户的权利和义务更加明确。再加以“生成以付款帐期为周期的费用帐单、直到产生费用单”的科学化流程,为财务和商户结算、财务租金预算提供准确的核算数据;为商铺的经营分析、商户的淘汰、品牌的选择提供决策依据。
        9.库存商品成本使用精确的批次核算,降低库存风险。系统在采购、销售、存储等整个业务流程里全部采用批号跟踪管理,精确核算库存成本。随着家居行业的剧烈竞争,高利润的年代已经过去,取而代之的是所谓的微利时代,库存商品成本的准确数据,可向管理当局提供更多信息,帮助居然之家作出更好决策。
       10.智能分析历史数据,为决策层提供决策依据。通过系统强大的数据汇总及BI智能分析功能,许多管理上需要的信息变得唾手可得,使得居然之家的管理者可以轻